社内ポータルサイトとは？導入するメリットと便利な機能や事例を紹介!

社内ポータルサイトは、企業で扱うさまざまな情報やツールを一元的に管理するWebサイトです。従業員が困ったときに駆け込むナレッジベースとしての役割があり、業務効率化や生産性の向上に寄与する存在です。
この記事では社内ポータルサイトの基本的な機能やメリット、活用のポイントを解説します。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内で扱う多様な情報源にアクセスする際に最初に通るWebサイトのことです。ポータルには、「門」や「入口」という意味があります。

社内wikiや社内掲示板の情報リソースだけでなく、業務で使用するさまざまなアプリケーションが一つのサイトにまとめられています。ファイル管理や勤怠管理機能も付帯し、従業員自らファイルのアップロードや情報の更新が可能です。

業務で疑問や不明点が生まれたとき、従業員は社内ポータルサイトにアクセスすれば必要な情報を迅速に取得できます。まずは、業務上の情報共有を目的とした類似サービスと、社内ポータルサイトとの違いを確認しましょう。

社内SNSとの違い

社内SNSは従業員のコミュニケーションの促進を目的に導入されるツールの一種で、社内向けにカスタマイズしたLINEやFacebook、X(旧twitter)を示します。

社内ポータルサイト内に実装したチャット機能との違いは過去のメッセージが流れやすく、情報の保存には望ましくない点です。社内SNSはリアルタイムの迅速な意思疎通には効果的なツールですが、以前のやり取りを確認したい場面には適しません。

社内ポータルサイトは情報を一元化し、いつでも見られる形で残せるため、使い勝手の面で便利です。ナレッジを蓄積して、引継ぎやマニュアルの作成に役立てることも難しくありません。

社内SNSは従業員同士の密なやり取りに役立つ反面、すぐに返信をするプレッシャーに遅われ、SNS疲れを起こすといわれています。

グループウェアとの違い

グループウェアは社内のスケジュールやタスクの確認、情報の共有に用いるツールです。掲示板やファイル管理、勤怠管理、スケジュール管理、Web会議など業務に必要な複数の機能を搭載しています。

とはいえ、社内ポータルサイトに比べれば機能面の充実度は限定的です。また、社内SNSは円滑なコミュニケーションに重きを置いたツールですが、グループウェアは業務効率化が主たる目的です。

社内ポータルサイトにあると便利な機能

社内ポータルサイトに必要な機能は企業ごとに異なり、実装した会社の数と同じだけ種類が存在します。

ここでは業種や企業規模に左右されず、すべての企業のポータルサイトにあると便利な機能を紹介します。

社内チャット

社内チャット機能は、多くの社内ポータルサイトに搭載された基本的な機能です。サイトを閲覧中の従業員にリアルタイムで意思疎通を図れるため、電話やメールよりも迅速な情報交換ができます。

チャットでは件名の送付が不要で、メールの冒頭に入れる形式的な挨拶を入れる必要がありません。気楽なコミュニケーションが実現しやすく、すぐ返信がほしいときには重宝する方法です。

メンション機能で送信相手を指定できるほか、条件を満たす従業員に絞ったグループを形成して秘匿性をもたせた情報の共有も可能です。

社内wiki

社内wikiは、ナレッジベースとして従業員に共有する情報を一元的に管理する機能です。従業員は検索機能を通じて、業務マニュアルや製品情報、トラブルシューティングなど求める情報源に即座にたどりつけます。

管理職や現場の担当者に権限を付与して、文書の更新作業を効率化することも可能です。営業部門やコールセンターは顧客獲得のノウハウが属人化し、十分な引継ぎが行われないケースが散見されます。

知識や経験が豊富な従業員が社内wikiに顧客獲得の方法や実際の対応事例の記録を残しておけば、部署全体での業務効率の向上につながります。蓄積したノウハウは業務上のトラブルのほか、新入社員向けの研修資料にも活用できるでしょう。

社内掲示板

社内掲示板は全従業員にかかわる重要なお知らせやサイトの更新を通知し、コミュニケーションの活性化に資する機能です。朝のミーティングで所属長からメンバーに情報を発信しなくても、従業員はWeb上で常に最新の情報を入手できます。

例えば、新しい積立金制度の開始や社外向けのイベントの開催の通知に社内掲示板機能を活用すれば、組織規模で情報共有がスムーズに進みます。業務との関連性が大きくなく、説明の時間を取る程でもない事柄こそ掲示板の利用価値があるでしょう。

通知に関する問い合わせは掲示板上で解決できるため、ミーティングで取り上げる必要はなく、日々の打ち合わせでは本当に必要な情報に絞った有意義な時間を捻出できます。

ワークフロー

ワークフローは経費精算や休暇申請の手続きをデジタル化し、社内ポータルサイト上で行えるようにする機能です。紙ベースでの書類の作成・保存が不要で、起案～実行までのスピードの向上やミスの削減につながります。

上長の判子を必要とする承認フローでは承認者が出張や休暇で不在の場合、ほかに問題がなくても先に進めなくならざるを得ません。

一方、オンライン上でワークフローが完結すれば、自宅や出先でも処理が完了します。書類の確認を目的とした余計な出社の機会が減り、経費の削減や生産性の向上に直結するでしょう。

社内ポータルサイト上でオンライン申請が可能になれば、手続きのステータスを確認できます。ヒューマンエラーによる申請漏れを防ぎ、確実でミスのない各種手続きの推進につながります。

スケジュール管理

スケジュール管理は、各従業員の業務スケジュールやイベントの日程をカレンダー形式で管理する機能です。

社内の打ち合わせやお客様とのミーティングの日時を入力して、タスク管理やリマインドの通知が可能です。施設の管理システムと連携できるケースが多く、会議室を押さえてカレンダーに反映するという一元的な業務フローが実現します。

また、月や週、日と表示期間を調整して見やすい形式に変更できるほか、チームのメンバー間でのスケジュールの確認・共有も可能です。スケジュール管理機能は個人的なスケジュールの確認に加えて、チーム単位のプロジェクトマネジメントの推進にも役立ちます。

勤怠管理

勤怠管理は出勤・退勤、休暇の申請、残業の記録をデジタル化して、社内ポータルサイトに一元化する機能です。従来の紙ベースの管理よりミスが削減し、人事部門の業務効率化を期待できます。

近年は働き方改革の影響で、企業の規模や種類にかかわらず、残業時間の抑制に努めるべきだといわれています。社内ポータルサイト上で自ら出社時刻と退社時刻を入力するようになれば、従業員が自ら残業時間を把握できるでしょう。

自分自身の残業の多さがわかるため、自己管理のサポート役として機能します。ワークライフバランスの向上の観点からも、勤怠管理を社内ポータルサイトに実装することは有意義です。

ファイル管理

ファイル管理は業務で使用するドキュメントやファイルを一元的に管理し、検索機能を付して閲覧を容易にした機能です。日々の業務ではさまざまな資料が作成され、時間の経過とともに管理すべき文書は増えていきます。

ドキュメントやファイルの数が多くなり過ぎて、作成・保存した本人ですらどこに何を保存したかわからない状況に悩まされる場合があります。ファイル管理機能を付与すれば、プロジェクト名や日付で検索をかけて求める情報に即座にたどりつくことが可能です。

アクセス権限を設定して、ドキュメントの閲覧や編集を認めない従業員を設定して情報漏洩のリスクを低減させられます。

社内ポータルサイトを導入するメリット

社内ポータルサイトを導入するメリットは多くあり、費用や時間をかけてでも実装する価値はあります。社内ポータルサイトを導入する、6つのメリットを確認しましょう。

業務効率・生産性の向上につながる

不必要な業務を削減して、ほかの業務に充てる時間を捻出できる社内ポータルサイトは生産性の向上と業務効率化につながります。

たとえば、社内チャットを導入してメールの量を減らせば、一通当たりの作成時間は短縮化します。また、社内wikiでナレッジベースを構築すれば、従業員からシステム部門への問い合わせも減るでしょう。

空いた時間により生産的な業務に注力すれば、新商品の開発や既存製品の改善が促進し、顧客満足度の向上につながる可能性まで考えられます。

部署に限らず困ったときや疑問が生まれたときに、社内ポータルサイトを確認すればよいと即座に判断でき、調べものにかかる時間が減るのもメリットです。

リモートワークの推進につながる

リモートワークが普及した現代でも、オンライン環境への移行がスムーズに進まず、導入を断念せざるを得ないケースが散見されます。社内ポータルサイトにチャットを実装すれば電話やメールで連絡を取る必要がなくなり、リモートワークの普及を推進できるでしょう。

オンライン上での業務が主体となった企業のよくある問題が、従業員間でのコミュニケーション不足です。部下の感情が読み取れず指示が出しにくいと感じる方もいますが、多機能の社内ポータルサイトを実装すれば解消できる問題です。

このようにリモートワークの推進を強力にバックアップする社内ポータルサイトですが、一つあれば万全だと太鼓判を押せる訳ではありません。通信環境やセキュリティ、業務で使用する備品などいろいろと付随する問題があるためです。

リモート環境下で生産性を向上する方法や快適なオフィスの作り方が知りたい方は下記をご覧ください。

ペーパーレス化の推進につながる

ワークフローのデジタル化で紙ベースの書類が減り、ペーパーレス化の推進につながることも社内ポータルサイトの利点です。社内wikiやファイル管理機能を用いて、今まで紙で作成していた文書をデータ化すれば、印刷して従業員に配る手間がなくなります。

ペーパーレス化の利点は用紙の調達による無駄なコストを防げるほか、保管スペースを有効活用できる点です。

書庫をなくして動きやすい形にオフィスの導線を確保できるため、企業活動に計り知れない影響を及ぼします。

社員のモチベーション向上につながる

全社規模で簡単に情報を拡散できる社内ポータルサイトの性質を利用して、従業員のモチベーション向上戦略を考案できます。お客様から寄せられた感謝の声を共有するほか、社外で表彰を受けた社員を紹介する手法が代表的です。

掲示板機能を使えば従業員の時間を奪わず、簡便に名誉ある実績を広範囲に届けられます。「いつもありがとう」と消費者からの感謝の声を耳にしたとき、やりがいを感じる方は一定数います。

同僚が輝かしい賞を獲得したと聞いて、自分も頑張らねばと勇気づけられる従業員もいるでしょう。社内ポータルサイトの情報拡散力を利用して、働くスタッフの気持ちを奮い立たせることが可能です。

社内コミュニケーションの活性化につながる

チャットを積極的に取り入れ、従業員の意見交換に役立てて社内コミュニケーションの活性化につなげるのも有効な活用法です。社内チャットはメールや電話と異なり、形式的な作法を考慮する必要がないため、距離が近いフランクなコミュニケーションを促進します。

信頼関係を構築できていない関係のままでは、業務で質問したい事柄が生まれても、気軽に話しかけられません。メールではしづらいビジネスマナーを和らげたやり取りをチャットで交わしておけば、自然にお互いの距離が近くなり、関係性の構築につながります。

社内ポータルサイトは経営層や管理職の一方的な情報発信だけに限定せず、双方向のコミュケーションを促進する仕組みを設ける必要があります。

部署間の情報共有や協働の促進につながる

社内ポータルサイトの見逃しがちなメリットは、部署間の横断的な情報共有や協働を促進する点です。アクセス制限を設けない限り、すべての従業員が閲覧できるため、広範囲に一度に情報を届けられます。

ファイル管理やスケジュール管理機能では、他部署のドキュメントやカレンダーも見られます。所属部署以外のプロジェクトの進捗状況や資料、データを閲覧して業務の参考に役立てるでしょう。

自部署で取り入れたいドキュメントが見つかれば、チャット機能で作成した部署に簡単にコンタクトがとれます。ほかにも、他部署のプロジェクトでおもしろいと感じたものがあれば、どのようにアイデアを創出したか聞いてみてもよいでしょう。

自分たちと親和性が高い業務があれば、部署の垣根を超えて統合ができ、抜本的な業務効率化が促進します。社内ポータルサイトの全社に及ぼす影響力の高さを利用して、業務改善やイノベーションの創出を狙うとおもしろいでしょう。

社内ポータルサイトを作る方法と流れ

ここからは、社内ポータルサイトを作る方法と具体的な手順を紹介します。

社内ポータルサイトを作る方法

社内ポータルサイトを作る方法はパッケージ製品の利用、既存ツールによる自作、フルスクラッチ開発の3つにわかれます。それぞれの概要やメリット・デメリットは次のとおりです。

パッケージ製品やツールを利用する方法

社内ポータルサイトの作成に特化した、パッケージ製品やツールを利用する方法です。各ツールに既成のテンプレートを活用して、デザインや機能性に優れたWebサイトを直観的な操作のみで組み立てられます。

Webやプログラミングの知識がなくても、迅速に一定のクオリティの社内ポータルサイトを用意できるのは大きな利点です。

また、自社で開発するとなると数千万円くらいの費用がかかり、初期構築のハードルも高いですが、初期費用と月額費用のみで使用できるケースが多く、導入ハードルが低いです。

既存ツールをする方法

無料または低コストのツールを導入して、社内ポータルサイトを自作する方法もあります。社員数が少なく、ひとまず簡易的なWebサイトがほしい企業の場合、コストを抑えられる既存ツールの活用は有力な選択肢です。

しかし、無料ツールはセキュリティ面が脆弱で、機密情報を多く扱う会社や一定以上の規模をもつ企業には不向きかもしれません。

テンプレートも使えますが、デザインや機能のカスタマイズ性には限界があります。ハードルが低いのは既存ツールの大きな強みとなるものの、利用シーンは限定されると認識しましょう。

フルスクラッチによる自社開発をする方法

何もない状態からオリジナルの社内ポータルサイトを作り上げる、フルスクラッチ開発も選択肢の一つです。自社が求める要件に合わせて、デザインや機能面を構築できるのはほかの手法にはないメリットです。

運用上トラブルが発生したとき、パッケージ製品や既存ツールを使った場合は、プラットフォームに精通した担当者がいなければ迅速な解決が難しくなります。

セキュリティに厳しい会社や、大手グループ会社などはエンジニアリソースも潤沢なため、この方法をとっているケースが多いです。

ただし、初期費用と構築までにかなり時間がかかりますし、専門的な知識も必要なため、導入ハードルは高くなります。基本的にはおすすめしない手法です。。

社内ポータルサイトを作る流れ

社内ポータルサイトを作る手順は「目的の設定」→「機能やデザインの決定」→「開発」→「コンテンツの作成」です。それぞれポイントや注意点を解説します。

1. 社内ポータルサイトの目的を設定する

最初に、社内ポータルサイトを実装する目的を決める必要があります。明確な目標がないと必要な機能を判別できず、効果的なコンテンツの配置から遠ざかりやすくなるためです。

主要な目的には社内コミュニケーションの活性化や情報共有の促進、ナレッジベースの形成が挙げられます。

社内ポータルサイトは、社内全域に関与する影響力が甚大なものです。目的を決める際は開発部門の独断・専制で進めるのではなく、各部署と打ち合わせを重ねて、ニーズを漏れなく聞き出しましょう。

2. 組み込む機能やデザインを決める

目的が決定したら、条件を満たす機能やデザインを決めるフェーズに移行します。社内ポータルサイトの構築で重要となるのは美しい外観ではなく、ユーザーが使いやすい機能的なUIです。

情報やアプリケーションを容易に見つけて、簡単にアクセスできる使い勝手に優れたデザインを重視しなくてはいけません。

テンプレートの組み合わせでも最低限の機能は実装できますが、使い心地にこだわるならばオリジナルのデザインが必要です。社員の利用率に直結するインターフェースの設計には、十分な時間をかけましょう。

3. システムの構築や開発を実施する

こちらは自社開発を行う際の手順です。開発・構築フェーズでは、自社内での実装と制作会社への外注の二手にわかれます。自社のリソースが足りない場合、コストを投じてでも外部に任せた方が安心です。

制作会社選びで失敗しないコツは、イメージする社内ポータルサイトに近い実績があるかです。実際の制作物を確かめれば技術力や対応力がわかり、安心して任せられる会社か後悔ない選択につながります。

4. コンテンツを作成する

社内ポータルサイトの叩き台が完成した後は、コンテンツを登録して公開できる状態にもっていきましょう。すべての従業員が目にするTOPページには、各種ツールへの導線や社内wikiなど汎用的な情報を掲載します。

スムーズにWebサイトを公開するには、開発と平行したコンテンツ作りが求められます。初めから完璧な状態を目指す必要性は低いとはいえ、業務に役立つ存在とするには一定の情報の蓄積が不可欠です。

情報の更新を意識した運用体制の整備も重要です。参照する情報が古ければナレッジベースの意味がなくなるため、常に最新の状態を維持できるよう、専任担当者の配属やとオペレーションの準備が求められます。

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社内ポータルサイトを導入・活用するポイント

社内ポータルサイトは、作ったとしても、活用されなければ意味がありません。

社内ポータルサイトを導入・活用するポイントを解説します。

サイトを1つにまとめ一元管理する

社内ポータルサイトは複数に分割せず、極力一つにまとめて構築・運用しましょう。大規模な企業では、用途や部署ごとのポータルサイトを設けるケースが見られます。

複数サイトの運用は管理面の負担を増加し、求める情報に応じてアクセスする場所が異なるため、利便性を損ないます。運用上デメリットが大きく、使い勝手の悪さから次第に利用頻度が落ち、サイトの形骸化につながりかねません。

あらゆる情報を一元化してこそ、ポータルサイトの価値が発揮されます。

情報漏洩が起こらないようセキュリティを万全にする

重要な情報を多数扱う社内ポータルサイトでは、万全なセキュリティ対策が必須です。万一、機密情報や個人情報が外部に漏れたら大問題に発展します。

VPN（Virtual Private Network）によるセキュリティが強固な仮想環境の構築、管理者や担当者に限定したアクセス制限の実施が有効な対策です。ツールを用いて社内ポータルサイトを実装する場合、セキュリティ対策が十分に施された種類を選んでください。

全社員が使いやすくわかりやすいデザインにする

全社員が使いやすく、シンプルなデザインを心がける必要があります。インターフェースが複雑でほしい情報の所在がわからない設計では、いくら時間や費用をかけても社内からは喜ばれず定着しないでしょう。

多機能で高度なツールは便利ですが、習熟に十分なトレーニングが伴い、従業員が使いこなせないと意味がありません。誰でも直観的な操作が可能で、ITリテラシーが乏しくても簡単にほしい情報にたどりつくデザインを大切にしましょう。

ルールや投稿方法などを社内へ周知する

全社レベルで共通するシステムのレギュレーションを策定し、社内に周知しましょう。部署ごとに独自のルールで運用すると円滑な情報共有を妨げ、余計な混乱を生じさせかねません。

社内ポータルサイトの運用責任者を決め、指示系統を一元化することが重要です。部署横断的な相談役がいれば、部署ごとに勝手な運用が行われる可能性を減らし、全社規模での統一的な活用を促進できます。

社内ポータルサイトの事例

株式会社スープストックトーキョーは社内外のユーザーが参加できるオンラインコミュニティ「Smash」を構築・運用しています。

「仲間にスポットを当て、互いに共感をする」という方針を掲げ、アルバイトやパート社員を含む従業員全員を大切な仲間だと捉える企業です。

距離や立場を超えてスタッフ同士がフラットにつながった理、社員やアルバイトの”生の声”を求めて社内ポータルを運用しています。

導入企業インタビューはこちら▼
「世の中の体温をあげる」ためのスープストックトーキョー社内コミュニティ

社内ポータルサイトにはcoorumがおすすめ

社内ポータルサイトは、すべての従業員が知りたい情報にアクセスできる便利な存在です。業務効率化に資する以外にも、使い方を工夫してモチベーションの醸成や部署横断的な協業の促進に役立てることが可能です。

社内ポータルサイトの構築を検討の方は、オンラインコミュニティ構築プラットフォーム「coorum」の導入を検討してはいかがでしょうか。ノーコードで社内ポータルサイトを導入できるので、専門的な知識が必要なく、未経験の方でも簡単に構築できます。
また、UIのカスタマイズ性が高く「corrum（コーラム）」なら、企業のニーズに応じた独自性の高い社内ポータルサイトが実現します。ご興味がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。