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コミュニケーションツールで社内を活性化！導入のメリットや種類を解説

コミュニケーションツールで社内を活性化！導入のメリットや種類を解説

2024-12-04 コラム

企業活動を活発にするためには社内の「コミュニケーション」が重要であり、現在そのためのツールが数多く実装されています。しかし、いざコミュニケーションツールを社内に導入しようと考えた際、数あるツールの中からどれを選べばよいのか悩んでしまうケースは珍しくありません。

そこで、コミュニケーションツールの基本的なことから、おすすめのコミュニケーションツールまで、コミュニケーションツールに関する幅広い知識について解説します。

コミュニケーションツールとは

「コミュニケーションツール」とは、特定の相手と情報交換や情報共有を行うために用いるツールの総称です。「意思や情報を相手に伝えるためのツールの総称」なので幅広く、例えば「電話」や「電子メール」などの比較的古典的なコミュニケーション方法もこれに含まれます。

しかしながら、現代的なコミュニケーションツールに限定するのであれば、もはや電話や電子メールなどのツールは陳腐化していると言っても過言ではありません。とくにビジネス関連で使用するとなれば、古い手法でのコミュニケーションでは利便性が良くありません。

必ずしもビジネスツールとして特化している必要はありませんが、複数人での情報共有を可能にしたり、過去にやりとりした情報やデータをストックしたりなど、ビジネス向けの機能をもったコミュニケーションツールも数多く登場しています。

企業活動において、もはや適切なコミュニケーションツールを用いないという方針は間違っていると言ってもよいのではないでしょうか。社内での情報共有をスムーズに行い、部署内外での情報交換を活性化することは、少なからず企業の利益に貢献することになるでしょう。

チャットとメールとの違い

現代的なコミュニケーションツールの代表格として「チャットツール」がありますが、「文章をやりとりするだけなら、電子メールと何が違うの？」と疑問に感じる人も少なくないでしょう。

前述の通り、チャットツールも電子メールも、基本的にテキスト媒体でコミュニケーションを行うためのツールです。また、電子データを添付ファイルとしてやり取りできるという点でも共通しています。

しかし、チャットツールには以下のメリットがあります。

電子メールよりもリアルタイムにコミュニケーションができる
同時に複数人でツールを使用できる
ツールによっては相手がメッセージを確認したかどうかわかる
電子メールよりも気軽にコミュニケーションできる

すべての分野においてチャットツールの方が優れているというわけではありませんが、ビジネス向けのコミュニケーションツールとしてチャットツールを使用したほうが利便性を確保できる場面は少なくありません。

個人用SNSとの違い

コミュニケーションツールには、プライベート向けに使用されているイメージの強い「SNS」がありますが、ビジネスツールにもSNSと似たような特徴を備えたコミュニケーションツールとして「社内SNS」があります。では、個人用SNSと社内SNSにはどのような違いがあるのでしょうか？

そもそも「SNS」とは「ソーシャル・ネットワーキング・サービス」のことであり、一般的に「Twitter（ツイッター）」「Facebook（フェイスブック）」「Instagram（インスタグラム）」などが該当します。インターネット上でコミュニティを構築し、コミュニティ内において社会的なコミュニケーションを行うために用いられます。

これらの個人用SNSに対して「社内SNS」は、会社内でコミュニケーションが完結するツールとなります。保有する基本的な機能は個人用SNSと共通する部分が多いのですが、やりとりされる情報は主に会社や仕事に関係する内容に限定されます。

社内SNSをコミュニケーションツールとして導入することにより、会社の仲間同士での縦横両方のつながりを強めます。また、社内で情報共有やタスク管理の共有化を進めることができ、企業活動のスピード感を高めることができるのです。

社内コミュニケーションツールでできること

次に、社内コミュニケーションツールを導入することによって得られる5つのメリットについて解説します。

チャットによるリアルタイムな情報共有

1つ目のメリットは「リアルタイムな情報共有を可能にする」ことです。

例えばツールを用いずにリアルな会話をする場合、「必要な情報をまとめる」「相手と会う約束をする」「会う約束をした場所に出向く」などの手間がかかります。またSNSの中でも、電子メールを用いる場合は位置関係でのタイムラグはありませんが、よりリアルタイムな情報交換という点においては少し問題を抱えます。

また、チャットツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、複数人でのリアルタイムな情報共有も実現できます。ビジネスでのコミュニケーションはチーム単位や複数の部署をまたぐメンバーでの会議などといった規模でやりとりが行われることもありますので、ネットにつながっていればいつでもリアルタイムな情報共有ができるコミュニケーションツールはメリットが大きいのです。

通話機能によるオンライン会議

2つ目のメリットは「オンライン会議の有用性」です。

「Skype」や「Zoom」などのボイスチャットツールを用いることができれば、今まで会議室などの空間に集まらなければ実施できなかった「会議」などの大規模なコミュニケーションも、会社のデスクや、場合によっては自宅からでも参加できるようになりました。

特に全国規模で支社や支店を持つ企業の場合、エリアを越えて人を集めて会議を行うケースも多いと思いますが、交通手段を用いて何時間もかけて一箇所に集まるというスタイルは、移動時間と交通費の無駄です。テキスト媒体のチャットツールでは手間のかかる会議も、通話機能を用いたオンライン会議であればストレスなく実施できます。

複数人でのファイル共有

3つ目のメリットは「複数人でデータを共有できる」という点です。

ネット上で情報交換する際、文章や表計算などのファイルをやりとりすることもあります。従来の電子メールでのやりとりだと、個人間での情報共有になるため、第三者がそのデータを必要とする場合には相手の許可を得てデータを転送してもらう必要がありました。

チャットツールを導入することで、そのチャットに参加しているすべてのユーザー間でデータを共有できます。送信するデータが複数人に必要なデータである場合、個人間での情報共有の後にアナログな手法でデータをやりとりするよりも、チャットツール内でデータ共有する方が迅速にデータを共有化できます。

オンラインでのタスク管理

4つ目のメリットは「オンラインでタスク管理できる」というポイントです。

近代的なコミュニケーションツールの中には、タスク管理機能を搭載しているツールもあります。今後の予定をわかりやすく視覚化できるだけでなく、チャットツールを使用しているユーザー間でタスク情報を共有できます。

これにより、タスクを共有すべき相手の予定を確認する手間を省くことができます。共有できるだけでなく、参加ユーザ間での編集機能も利用することでチーム内外でのタスク管理がしやすくなります。

高いセキュリティと管理者権限

5つ目のメリットは「高いセキュリティ性と管理者権限機能による情報漏洩リスクの低減」です。

ビジネスでやり取りする情報は、基本的に「機密情報」です。社外の人間、特にライバル会社に情報が漏れることは絶対に避けなければなりません。オープンな個人用SNSで情報共有してしまうと、第三者に簡単に閲覧されてしまいます。

そこで、社内でコミュニケーションツールを導入して運用することにより、社外に情報が漏れるリスクを大幅に減らせます。また、先ほど触れた「ユーザー間での編集機能」に関しては、責任者を決めて「管理者権限」を付与して編集機能を制限すれば、不要な情報改ざんを防ぐこともできます。

コミュニケーションツールで社内が活性化する理由

必ずしもコミュニケーションツールを導入しなければ仕事ができないというわけではありませんが、多くの企業が社内コミュニケーション用のツールを導入することで社内コミュニケーションを活性化することに成功しています。その理由は、大きく分けて以下の3つです。

業務効率が上がる

1つ目の理由はコミュニケーションツールを導入することで「業務効率が改善される可能性がある」ことです。

現代的なコミュニケーションツールの多くは、リアルタイムに情報共有することができます。情報共有は仕事において重要なアクションの1つではありますが、従来型のコミュニケーションでは情報共有が完了するまでにはどうしても時間がかかっていました。

コミュニケーションツールを導入することにより、リアルタイムに近い情報共有が可能になり、業務効率を改善できる可能性があります。改善の度合いは「今までの情報共有の方法」や「事業の規模」などにも依存しますが、少なくとも適切なツールを導入すれば業務効率が悪くなるということは考えにくいです。

コミュニケーションの機会が増え、社内の雰囲気UP

2つ目の理由は「社内の雰囲気が改善される可能性がある」ことです。

社内の雰囲気を改善するためには、社内の人間同士でのコミュニケーションを活性化することが重要なポイントの1つです。しかし、従来型のコミュニケーションツールでは不要不急な連絡はしないのが一般的であり、必要最低限の連絡だけでは満足なコミュニケーションは難しいと思います。

現代的なコミュニケーションツールは、従来型のコミュニケーションツールと比較して堅苦しさが低減されています。より気軽にコミュニケーションができるようになったことで社内コミュニケーションの柔軟性を確保することができ、コミュニケーションの機会が増えて社内の雰囲気を改善できるのです。

ノウハウやナレッジが蓄積される

3つ目の理由は「ノウハウやナレッジの蓄積を推進し、情報を利用しやすくなる」ことです。

現代的なコミュニケーションツールの大半は、過去の情報のやり取りが記録され、いつでも閲覧可能になっています。膨大な情報量であってもツールによっては検索機能などを利用することで情報を引き出しやすくなっています。

紙媒体などで資料室に保管するスタイルと比較して、ネットにつながっていればいつでも利用できるコミュニケーションツール内に情報やデータのやり取りを保管することにより、必要な時に引き出しやすく利用しやすい媒体としての情報を蓄積することができます。ユーザーは、過去に社内でやり取りされた「引き出し、利用しやすい情報」を利用できることで、現状の課題を解決したり、新しいアイデアをひらめく材料にできたりと、さまざまな恩恵を享受できます。

コミュニケーションツールのデメリット・注意点

コミュニケーションツールを社内に導入することにはメリットも多いのですが、導入する際には注意しないといけないこともあることは理解しておく必要があります。これからコミュニケーションツールを社内に導入しようとしている人は、以下の3つのポイントに注意してください。

使いこなせない場合がある

1つ目に「人によっては使いこなせない場合がある」ことです。

コミュニケーションツールの中には、操作性が複雑で使いにくいものも含まれています。使いこなせれば利便性の高いコミュニケーションツールも、使いこなせなければ意味がありません。

むしろ「使いこなせる人」と「使いこなせない人」が混在することで、混乱を招いてしまう可能性もあります。コミュニケーションツールを導入する場合、可能な限り使いやすいタイプを選択することをおすすめします。また、有料ツールの場合は「試用期間」を利用して、社内で使い勝手を検証してから導入することをおすすめします。