ナレッジシェアとは？メリットとおすすめツールを厳選して紹介

社内に存在する「ナレッジ（知識）」を社員全員で共有する「ナレッジシェア」の考えは企業に多くの利益をもたらします。本記事では、そんなナレッジシェアのメリットや、実施するにあたって導入したいおすすめのツールをいくつか紹介します。

ナレッジシェアとは

「ナレッジシェア」とは、直訳すると「知識の共有」です。ナレッジの直訳は「知識・知恵」ですが、ビジネス用語としてのナレッジは「社内外に存在する、企業に利益をもたらす可能性がある知識」のことで、社員がもつ知識や経験、ノウハウを企業内で共有することをナレッジシェアと定義します。

ナレッジシェアの重要性

ナレッジシェアを行わないと、優れた知識やノウハウが「属人化する」というリスクを抱えることになります。

例えば車の運転について学ぶとします。交通ルールや車の基本操作、車に関する部品や消耗品に関する単純な知識は、共通認識として学ぶことができます。一方で運転テクニックなどの実技の知識については、実際に体験してみないとわかりませんし、わかりやすく言語化する必要があります。

このように、言語化されて他人に説明しやすい知識のことを「形式知」といい、テクニックなどの実技・体験・経験則に属する知識のことを「暗黙知」といいます。社内における知識も、形式知は他の社員に教えることが比較的簡単ですが、暗黙知は簡単に教えることができないうえに、間違った形で伝播してしまう可能性がある点も無視できません。

暗黙知の形で存在している社内ナレッジを効率的に、かつ正確にシェアすることができれば企業の生産性は大きく向上するでしょう。

ナレッジシェアのメリット

ナレッジシェアを実践することによって、企業にとってどんな良い影響があるのかについて解説します。

パフォーマンスの向上

ナレッジシェアを成功させることで、「社員のパフォーマンス向上につながる」というメリットがあります。社員それぞれが所有している「業務に関する知識やノウハウ」は、他の社員にとっても役立つ知識・ノウハウであることが多いです。

例えば「成功率を高める営業手法」というノウハウを持った営業担当は、そのノウハウを活かして業績に貢献しますが、他の営業担当もこのノウハウを活用することで業績を高め、営業チーム全体のパフォーマンスが向上します。

業務の効率化

ナレッジシェアの成功は「業務の効率化につながる」というメリットがあります。

ナレッジシェアにより社員のパフォーマンスが向上するだけでなく、業務に関係するナレッジを一元化して管理することができれば、必要な情報を引き出す際の手間を減らすことができます。

業務にはさまざまな知識の検索が必要であり、いちいち必要な社員のところに確認しに行くよりも、一元管理された情報を検索して引き出した方が何倍も効率よく情報を得ることができ、業務効率の改善につながります。

短期間での高度な人材育成

ナレッジシェアの活用は「短期間で、高度な人材を育成する」ことができる可能性を秘めています。

本来、新人教育や部署移動に伴う引継ぎなどには、大きな手間と時間をかける必要があります。しかしナレッジシェアにより言語化され一元管理されている形式知となっているナレッジは共有のための手間が少なく、優秀な人材からシェアされたナレッジにより優秀な人材を、短期間で育成できるでしょう。

ナレッジシェアの手法

ナレッジシェアのメリットについて理解したところで、自社にナレッジシェアの文化を浸透させるための具体的な方法について解説します。

エクセルの活用

企業・ビジネスパーソンにとって親しみやすい手段としては「エクセル」を活用する方法があります。

エクセルはビジネスにおいて最も身近な表計算ソフトであり、多くの人が簡単に操作できます。また、自社に合った方法・テンプレートにカスタマイズすることで検索性を高め、利便性の高いナレッジシェアを実現できます。

しかし、膨大なナレッジを保管するには、エクセルでは力が及ばない部分もあるかもしれません。入力がしやすい一方で管理が難しく、エクセルを起動して該当ファイルにアクセスできない場所ではナレッジを検索できないというデメリットがあります。

ITシステムの活用

エクセルの他には「ITシステム」を活用するという方法があります。

例えば「社内SNS」「データベース型ファイルサーバ」や、その他にもナレッジシェア向けの専用ツールを活用することでナレッジシェアを実施します。ツールごとに利便性が異なるため、自社のビジネススタイルやナレッジシェアの規模などに応じてツールを選定することをおすすめします。

欠点としては、ツールによっては新しいツールとしての操作性の難しさと浸透のしにくさが問題になる可能性があります。また、ツールによってはコストがかかることもあり、費用対効果についても考慮してツールを導入する必要があります。

ナレッジシェアをするにあたっての課題

自社にナレッジシェアを導入することで企業にとっては利益がありますが、それ以外の部分に関していくつか課題があるといえます。

• 社員のナレッジシェアへの意識の低さ
• 多種多様なナレッジを集める手間
• 膨大な情報から必要なナレッジを探す難しさ

これらの課題を解決できないと、ナレッジシェアの実践や成功は遠いです。先ほども触れた「専用ツール」があれば解決できる問題も多く、それゆえにナレッジシェア目的でツールを導入する企業が増えているのも事実です。

おすすめナレッジシェアツール5選

前述の通り、ナレッジシェアは専用のツールを用いることで適切に実施しやすくなるというメリットがあります。ツールを選定する際には、ツールに搭載されている「機能」だけでなく、「操作性」「コスト」「セキュリティ」もチェックすることをおすすめします。

esa

「esa（エサ）」は自律的なチームのために作られた情報共有サービスで、そのコンセプトは「情報を育てる」ことにあります。

esaでは、書いている途中の情報をそのまま公開できます。その後、何度も更新することで情報を「育てる」ことができ、情報が育ちきったらきちんと整理して見やすくします。3000を超える団体で導入実績があり、「豊富な入力補助」や「Webhookによる各種サービスとの連携」「記事のバージョン管理とロールバック」などの豊富な機能で使いやすいシステムです。

Qiita:Team

「Qiita:Team」は、暗黙知をなくして信頼感のあるチームを作るための場所を提供するための社内向け情報共有ツールで、「簡単にかけて、簡単に共有できる」ことを強みとしています。

記事作成はプレーンテキストで書くだけで投稿でき、日報や議事録をテンプレート機能で統一することで見やすくします。投稿した記事はフィードに共有されて面倒な管理は不要、整理することを考えなくても後から検索で簡単に探せるという使い勝手の良さが特徴です。大手企業を含む5000以上のチームでの導入実績があります。

Google Drive

「Google Drive」は、Google者が提供しているグループウェア「G Suite」に含まれているオンラインストレージサービスです。

オンラインストレージは社内での情報共有に適した機能をもち、社外でもネットにつながっている環境であればいつでもどこでも保存しているデータにアクセスできます。G Suiteアカウントで30GBのストレージ容量をセットで利用でき、コストパフォーマンスの良さを発揮します。

Dropbox Business

「Dropbox Business」は、ドロップボックス社が提供している、世界中で導入されているオンラインストレージサービスです。

チーム利用向けのスタンダードプランは、月額1500円で5TBの容量のオンラインストレージを利用でき、大きなデータ量のファイルを大量に保存して社内で共有したい場合におすすめです。インフラストラクチャーとコントロールや可視性を提供する管理者ツールにより、大切なデータを安全に保管できます。

Yammer

「Yammer」は、マイクロソフト社が提供している社内SNSサービスで、マイクロソフト社のオフィス製品とのシームレスな連携や多言語対応の利便性があります。

「Microsoft 365」と同じエンタープライズレベルのセキュリティとコンプライアンス、管理機能が大切なデータを保護します。また、Office 管理センターでの分析と Yammer での分析情報から、アクティビティを簡単に理解してその影響を測定することができます。「フォーチュン500（全米上位500社がその総収入に基づきランキングされる）」の85％が利用している実績があります。

---

解約（チャーン）防止や、LTV向上のためには、まずは適切なカスタマーサクセスのやり方を把握し、効率的に課題解決を進めていく必要があります。
CXinでは、カスタマーサクセス体制構築のお手伝いとなるよう、実際のカスタマーサクセス現場の声をもとにした【カスタマーサクセス白書】を無料配布しております。ぜひご活用ください。